Schon im Studium oder in der Ausbildung und anschließend im Job zählt vor allem eins: Gutes Zeitmanagement. Dabei fällt früher oder später der Name Pareto Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel. Das Prinzip besagt: 80% der Ergebnisse können mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.
Das Pareto Prinzip hilft (wie das Eisenhower-Prinzip und die Pomodoro-Technik) häufig beim Zeit- und Projektmanagement, um wichtige Arbeitspakete zu erkennen und schnell entscheidende Fortschritte zu erzielen. Zudem sollen Aufgaben identifiziert werden, die aufgrund fehlender Effizienz zurückgestellt oder weggelassen werden können.
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Wie findest Du die richtigen 20%?
Grundsätzlich sollte man sich nicht zu sehr auf das 20/80 Verhältnis versteifen. In der Realität kann die Aufteilung natürlich immer abweichen. Vielmehr sollst Du durch das Pareto Prinzip lernen, kein absoluter Perfektionist zu sein und einige unwichtige Aufgaben zu delegieren oder nach hinten zu verschieben.
Es geht darum, für Dich selbst zu strukturieren, welche To-Dos zu den wichtigen 20% gehören. Dabei solltest Du zuerst das gewünschte Ergebnis betrachten, um so die entscheidenden Aufgaben herauszufiltern. Oft hilft auch folgende Frage: Wenn ich nicht mal ansatzweise die vollen 100% schaffe, welchen Aufgaben können schnell dafür sorgen, dass das Ergebnis nicht völlig unbefriedigend ist?
Das lässt sich am einfachsten mit einigen Beispielen veranschaulichen:
- Bei Deinem Unternehmen werden 80% des Umsatzes mit nur einigen Produkten erzielt. D.h. Du solltest dich mit 20% deiner Zeit erst um die umsatzstärksten Produkte kümmern.
- 80% deiner Note für eine Prüfung resultieren aus einem praktischen Element. D.h. Du solltest nicht mit dem theoretischen Teil beginnen. Denn auch bei den vermeintlich kleineren Aufgaben lauern oft Zeitfresser, die dafür sorgen können, dass Du das wichtige Ziel (80%) aus den Augen verlierst.
- Du musst eine Präsentation für einen Vortrag erstellen, bei dem das Layout eine untergeordnete Rolle spielt. D.h. beginne auf jeden Fall mit dem Inhalt, bevor du unnötig Zeit mit Formatierungen und optischen Verbesserungen verschwendest.
Natürlich gibt es immer wieder Aufgaben, bei denen ein nahezu 100% perfektes Ergebnis benötigt wird, aber in der Regel trifft das nicht auf die Mehrzahl Deiner To-Dos zu.
Daher ist es immer ratsam, z.B. anhand des Pareto Prinzips vorher das gewünschte Ergebnis zu definieren und anschließend die einzelnen Aufgaben anhand der Wichtigkeit, bezogen auf das zu erreichende Ziel, zu priorisieren.
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