Die Präsentation muss bis heute 14.00 Uhr beim Chef liegen, dein Kollege hat Dich schon mehrmals darum gebeten, dass Du ihm bei der Erstellung seines Angebots unterstützt, Du hast 5 unbeantwortete Nachrichten auf Deinem Handy, 3 neue Sprachnachrichten und der Posteingang deines E-Mail Postfachs quillt über.
Der Alltag im Büro kann manchmal ganz schön stressig sein. Doch vieles davon ist hausgemacht und somit vermeidbar, wenn man weiß, wie man damit umgehen kann oder noch besser – stressige Situation von Anfang an vermeidet.
1. Lerne „Nein“ zu sagen
„Kannst Du mir bitte noch schnell mit meinem Angebot helfen?“. Auch wenn Dein Tag schon mehr als übervoll ist und Du mit Deinen eigenen Themen hinten dran bist, fällt es schwer, die Bitte des Kollegen abzuschlagen. Oft neigen wir dazu, „ja“ zu sagen, obwohl wir eigentlich „nein“ meinen. Wie kommt das? Wir sind alle soziale Wesen und wollen zur Gruppe dazu gehören. Ein „nein“ könnte dazu führen, dass wir aus der Gruppe ausgestoßen werden.
Im Gegensatz zur Steinzeit, wo die Herde Schutz gegeben hat und ein Ausstoß einem Todesurteil gleichkam, ist das heute weit weniger dramatisch. Und dennoch ist diese Angst vor Zurückweisung so tief in uns verankert, wenngleich sie in den meisten Fällen unbegründet ist. Kein Kollege wird uns meiden, wenn wir ihm unsere Unterstützung untersagen, solange das nicht zum Dauerzustand wird. Und mit einer nachvollziehbaren Begründung schon gleich zweimal nicht.
2. Das Parkinsonsche Gesetz
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).“ Mit anderen Worten: Je mehr Zeit wir uns für eine Aufgabe nehmen, desto länger brauchen wir auch dafür. Motto: Warum eine Sache in drei Minuten erledigen, wenn man drei Stunden dafür hat? Die Kunst ist es also, sich selbst einen klaren (und absichtlich eng definierten) Zeitrahmen zu setzen und die Arbeit in der vorgegeben Zeit zu erledigen.
Und wie soll das jetzt Stress vermeiden? Ganz einfach: Gearbeitet wird immer erst zum Schluss. In Meetings wird die meiste Zeit gelabert, Entschlüsse fallen zum Schluss. Bei Projekten wird rumgedaddelt, philosophiert, Bedenken geäußert, bevor kurz vor Deadline alle in emsige Betriebsamkeit verfallen. Warum also nicht von Anfang an produktiv sein und so Zeit gewinnen um Stress zu vermeiden.
3. Pareto Prinzip
Fast könnte man meinen, dass Vilfredo Pareto ein guter Freund von Cyril Northcote Parkinson gewesen sein muss, so gut wie sich die Merksätze der beiden ergänzen. „80% der Ergebnisse werden mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.“, sagt das Pareto Prinzip. In der Praxis bedeutet das, dass die Präsentation, die bis um 14.00 Uhr beim Chef sein muss, nach 20% des (zeitlichen) Aufwands zu 80% erledigt ist. Für die Fertigstellung der restlichen 20% benötigst Du die restlichen 80% der Zeit.
Oder anders gesagt: Die Präsentation, für die Du 2 Stunden brauchst, ist nach 24 Minuten zu 80% fertig. Mehr als 1,5 Stunden gehen etwas überspitzt dafür drauf, die Präsentation bunter, hübscher und fancier zu machen. Fragt sich nur, ob das denn tatsächlich so nötig ist und ob es dem Chef nicht auch reicht, eine PowerPoint Datei zu bekommen, die zu 80% fertig ist, aber alle wesentlichen Information enthält. Gerade zusammen mit dem Parkinsonschen Gesetz ist das Pareto Prinzip daher ein krasser Produktivitätsboost, der Dir ganz viel Zeit bringt und noch mehr Stress von Dir nimmt.
4. Störungen vermeiden
Während Du versuchst an Deiner Präsentation zu arbeiten, hat 3 mal das Telefon geklingelt, Dein Handy erinnert Dich an die neuesten WhatsApp-Nachrichten, dein Laptop zeigt Dir freundlicherweise schon mal in der Vorschau Deiner 25 neuen E-Mails an und Dein lieber Kollege steht mit der Kaffeetasse in der Hand vor deinem Schreibtisch und erzählt Dir von seinem Wochenende. So wird das nichts!
Kümmere Dich um eine Arbeitsumgebung, in der Du konzentriert und ungestört arbeiten kannst. Stell Dein Telefon leise und mach die Mailbox an. Stelle alle unnötigen Benachrichtigungen auf dem Handy ab. Facebook, Instagram und Co. müssen Dir keine Benachrichtigung schicken, nur weil irgendjemand Deinen Post von vor 3 Tagen kommentiert hat. Mach die E-Mail Vorschau aus oder schließe Dein Mailprogramm. Du entscheidest, wann Du Mails liest (siehe 6. Multitasking ist eine Lüge). Und bitte Deinen Kollegen, dir in der Mittagspause von seinem Wochenende zu erzählen. Kleiner Tipp: Ein Headset im Ohr verschafft einem Ruhe und hält so manchen Kollegen von Störungen ab.
5. Übernimm Verantwortung
Du bist wieder nicht zu dem gekommen, was Du Dir vorgenommen hast, weil dieses und jenes passiert ist? Die anderen oder die Umstände sind schuld, dass Du immer so gestresst bist? Sei doch mal ganz ehrlich zu Dir selbst und Du wirst erkennen, dass das nicht stimmt. Denn unterm Strich bist Du immer selbst für Dich verantwortlich und es liegt in Deiner Verantwortung, alles dafür zu tun, dass es Dir gut geht und Du keinen Stress hast. Nicht Deine Kollegen, dein Chef oder Dein Arbeitgeber sind verantwortlich, sondern niemand außer Dir. Viele Menschen beschweren sich ständig beim Leben, dass es ungerecht ist. Das ist falsch. Sie selbst machen sich durch diese Haltung zum „Opfer“ und erschaffen Wiederholungen.
6. Multitasking ist eine Lüge
Wer versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, macht mehrere Dinge unzureichend. Fehler sind vorprogrammiert und insgesamt betrachtet brauchst Du viel mehr Zeit, als wenn Du Dir ein Thema nach dem anderen vornimmst. Unterteile Deinen Arbeitstag in sinnvolle Arbeitspakete und kümmere Dich nach und nach darum. Und noch was: Plane auch sinnvolle Pausen. Jede Pause oder Störung von Außen stoppt Dich in Deinem Arbeitsfluss und es dauert, bist Du wieder in Deinen Flow kommst.
7. Die Sache mit dem MIT
Der MIT ist einer, wenn nicht sogar der wichtigste Hack in meinem Arbeitsleben. Mit dem MIT bekommst Du Klarheit über Deine Arbeit und vermeidest, dass andere über Deine Zeit entscheiden und so Stress entsteht. Der MIT, also der Most Important Task (manchmal auch mehrere Tasks) ist DIE wichtigste Aufgabe des Tages. Bevor ich meinen Arbeitstag beende, denke ich darüber nach, was denn mein MIT für den nächsten Tag sein kann.
Manchmal ist es eine E-Mail, die ich beantworten oder eine Kalkulation, die ich erstellen will. Diese Aufgabe(n) notiere ich mir ganz klassisch in meinem Notizbuch, so dass ich die Aufgabe auch ohne mein Notebook oder Smartphone sehe. Bevor ich am nächsten Tag E-Mails, Messenger oder soziale Medien checke, kümmere ich mich um die Erledigung meines MIT. Der Erfolg: Ich bin zufriedener, weil ich bereits etwas geschafft habe, ich bin weniger gestresst und ich selbst bestimme, was für meinen Erfolg wichtig ist.
8. Sei gut zu Dir
Auch wenn Du alle Tipps beachtest, kann es trotzdem passieren, dass Du in eine stressige Situation kommst. Entscheidend ist dann, wie Du damit umgehst. Anstatt Dich (neben dem Druck von außen) auch noch selbst unter Druck zu setzen, bietet es sich an, ruhig und entspannt zu bleiben. Eine Медитація, ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft oder Спорт können gerade in stressigen Situation sehr hilfreich sein.
Auch wenn man dafür erst mal Zeit für sich selbst braucht, ist man nach dieser achtsamen Zeit deutlich konzentrierter bei der Sache und kann so sie stressige Situation schnell wieder auflösen. Und wenn die Zeit sehr knapp ist, hilft es auch schon oft, für eine Minute die Augen zu schließen und bewusst zu entspannen.
Ця стаття є гостьовим внеском Alexander Wick
Mit dem Wissen und der Erfahrung, die ich heute habe, wäre mein Arbeitsleben komplett anders verlaufen. In meinen mehr als 20 Jahren als Angestellter war ich meist unglücklich und habe durch ständige Jobwechsel versucht, einen tieferen Sinn in meine Tätigkeit zu bekommen – leider erfolglos. Spätestens nach zwei Jahren in einer neuen Anstellung stellte sich eine Leere und Unzufriedenheit ein. Inzwischen weiß ich, dass Zufriedenheit, egal in welchem Bereich, immer aus Dir selbst kommt und niemand außer Dir es in der Hand hast, ob Du mit deinem Leben glücklich bist. Für diese Erfahrung habe ich viele Jahre und leider auch einen Burnout gebraucht.
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