Wichtiges kommt zuerst. Das ist ein weit verbreiteter Leitsatz. Die Umsetzung dieses Gedanken bereitet aber vielen Menschen tagtäglich Probleme. Denn oft kommt es vor, dass man sich bei zu vielen gleichzeitig ansehenden Ausgaben verzetteln und sich von unwichtigen und kaum dringlichen To-Dos vereinnahmen lässt. Man tappt in die sogenannte Dringlichkeitsfalle. Das Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix genannt) soll genau das verhindern.
Denn die Herausforderung besteht oft darin, sich um das Wesentliche zu kümmern und sich nicht von Belanglosigkeiten ablenken zu lassen. Gelingt Dir das, kannst Du Dich von unnötigem Stress befreien und schaffst zugleich mehr Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind. Diese Methode ist die Herangehensweise, wichtige und dringende von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben zu trennen.
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Trotz der Einfachheit dieser Methode kann sie enorm hilfreich sein, Prioritäten besser zu setzen, das eigene Zeitmanagement zu optimieren und Ziele möglichst stressfrei schneller zu erreichen. Denn „Keine Zeit!“ gibt es nicht, es gibt nur andere Prioritäten.
Strukturierung der Aufgaben mithilfe des Eisenhower-Prinzips
Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Die Einteilung in vier Bereiche soll die Entscheidung vereinfachen, womit man sich als nächstes beschäftigt. Diese Kategorisierung erfolgt anhand von zwei Parametern:
Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie direkt mit einem zu erreichenden Ziel verknüpft ist. Eine Aufgabe, die Dich keinem Deiner Ziele näher bringt, gilt als unwichtig.
Die Dringlichkeit einer Aufgabe: Dringende Aufgaben erfordern Deine sofortige Aufmerksamkeit, um einen wichtigen Termin einzuhalten bzw. ein wichtiges Ziel zu erreichen oder ein schwerwiegendes Problem zu lösen. Wenn es (in der näheren Zukunft) egal ist, wann Du die Aufgabe erledigen, ist die Aufgabe nicht dringlich.
Anhand dieser beiden Parameter kann man Aufgaben in vier Quadranten einteilen:
Die Eisenhower-Matrix
Mit den kategorisierten Aufgaben solltest Du wie folgt umgehen:
Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchstem Wert. Oft handelt es dabei um plötzlich auftretende Probleme, die schnellstmöglich behoben werden müssen, oder To-Dos wichtiger zeitkritischer Projekte. In den meisten Fällen macht es wenig Sinn derartige Aufgaben zu delegieren. Es sollten aber nicht zu viele Aufgaben dieser Kategorie vorhanden sein, denn das würde ein erhöhtes Stresslevel bedeuten.
Wichtig, aber nicht dringlich: Da auch diese Aufgaben für die Zielerreichung wichtig sind, solltest Du diese, trotz fehlendem Zeitdruck, nicht vernachlässigen. Beispiele sind: Weiterbildungen, Gesundheit, Zeit mit Familie und Freunden, Hobbys. Außerdem empfiehlt es sich, obwohl kein kurzfristiger Zeitdruck vorhanden ist, Termine für diese Aufgaben festzulegen.
Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden. Es ist aber oft nicht erforderlich, dass Du Dich selbst um die Erledigung kümmerst. Es bietet sich daher an, Aufgaben in diesem Quadranten nach Möglichkeit zu delegieren. Bei Routineaufgaben, die du selbst erledigen musst, solltest Du hierfür Deine leistungsschwächsten Zeiten einplanen. Z.B. kurz vor dem Feierabend.
Weder wichtig noch dringlich: Aufgaben, die Dich Deinem Zielen nicht näher bringen und bei denen es dazu auch noch egal ist, wann sie erledigt werden, haben den geringsten Wert. Diese Aufgaben kannst Du in vielen Fällen unerledigt lassen und ignorieren. Oft erledigen Sie sich auch mit der Zeit von selbst.
Neben dem Eisenhower-Prinzip ebenso hilfreich: Das Pareto-Prinzip und die Pomodoro-Technik.
Das Eisenhower-Prinzip mit einer App anwenden
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Verschaffe Dir mit Todoist einen Überblick über alles, was ansteht, und verliere wichtige Aufgaben nie aus den Augen. Organisiere und priorisiere Deine Aufgaben und Projekte so, dass du immer genau weisst, woran du als Nächstes arbeiten musst.
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