Schon im Studium oder in der Ausbildung und anschließend im Job zählt vor allem eins: Gutes Zeitmanagement. Dabei fällt früher oder später der Name Pareto Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel. Das Prinzip besagt: 80% der Ergebnisse können mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.
Das Pareto Prinzip hilft (wie das Eisenhower-Prinzip und die Pomodoro-Technik) häufig beim Zeit- und Projektmanagement, um wichtige Arbeitspakete zu erkennen und schnell entscheidende Fortschritte zu erzielen. Zudem sollen Aufgaben identifiziert werden, die aufgrund fehlender Effizienz zurückgestellt oder weggelassen werden können.
Was steckt hinter der 80-20-Regel?
Das Prinzip geht auf den italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto zurück, der im 19. Jahrhundert beobachtete, dass ein kleiner Teil der Ursachen einen großen Teil der Wirkungen erzeugt. Im Alltag zeigt sich dieses Muster überraschend häufig – ob im Beruf, im Studium oder bei persönlichen Projekten. Die Kernbotschaft ist dabei stets dieselbe: Nicht jede Aufgabe trägt gleich viel zum Ergebnis bei. Wer das verinnerlicht, kann seine Energie gezielter einsetzen und vermeidet es, sich in wenig wirksamen Details zu verlieren.
Wie findest Du die richtigen 20%?
Grundsätzlich sollte man sich nicht zu sehr auf das 20/80 Verhältnis versteifen. In der Realität kann die Aufteilung natürlich immer abweichen. Vielmehr sollst Du durch das Pareto Prinzip lernen, kein absoluter Perfektionist zu sein und einige unwichtige Aufgaben zu delegieren oder nach hinten zu verschieben. Es geht darum, für Dich selbst zu strukturieren, welche To-Dos zu den wichtigen 20% gehören. Dabei solltest Du zuerst das gewünschte Ergebnis betrachten, um so die entscheidenden Aufgaben herauszufiltern. Oft hilft auch folgende Frage: Wenn ich nicht mal ansatzweise die vollen 100% schaffe, welchen Aufgaben können schnell dafür sorgen, dass das Ergebnis nicht völlig unbefriedigend ist? Das lässt sich am einfachsten mit einigen Beispielen veranschaulichen:
- Bei Deinem Unternehmen werden 80% des Umsatzes mit nur einigen Produkten erzielt. D.h. Du solltest dich mit 20% deiner Zeit erst um die umsatzstärksten Produkte kümmern.
- 80% deiner Note für eine Prüfung resultieren aus einem praktischen Element. D.h. Du solltest nicht mit dem theoretischen Teil beginnen. Denn auch bei den vermeintlich kleineren Aufgaben lauern oft Zeitfresser, die dafür sorgen können, dass Du das wichtige Ziel (80%) aus den Augen verlierst.
- Du musst eine Präsentation für einen Vortrag erstellen, bei dem das Layout eine untergeordnete Rolle spielt. D.h. beginne auf jeden Fall mit dem Inhalt, bevor du unnötig Zeit mit Formatierungen und optischen Verbesserungen verschwendest.
Pareto Prinzip in der Praxis anwenden
Um die 80-20-Regel im Alltag tatsächlich zu nutzen, hilft eine einfache Vorgehensweise: Schreibe zunächst alle anstehenden Aufgaben auf. Frage Dich dann bei jeder einzelnen, wie stark sie zum gewünschten Gesamtergebnis beiträgt. Die Aufgaben mit dem höchsten Beitrag wandern ganz nach oben auf Deine Prioritätenliste – das sind Deine 20%. Alles andere kann warten, delegiert oder im Zweifel auch gestrichen werden.
Diese Herangehensweise schützt Dich vor einem häufigen Fehler im Zeitmanagement: dem sogenannten „Busy-Sein”, also dem Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt zu sein, ohne wirklich entscheidende Fortschritte zu erzielen. Das Pareto Prinzip lenkt Deinen Fokus weg von bloßer Aktivität hin zu echter Wirksamkeit.
Wann stößt das Pareto Prinzip an seine Grenzen?
Natürlich gibt es immer wieder Aufgaben, bei denen ein nahezu 100% perfektes Ergebnis benötigt wird, aber in der Regel trifft das nicht auf die Mehrzahl Deiner To-Dos zu. Sicherheitsrelevante Tätigkeiten, verbindliche Deadlines oder kreative Arbeiten, bei denen die Qualität entscheidend ist, lassen sich nicht immer auf das Wesentliche reduzieren. Hier ist gesundes Urteilsvermögen gefragt.
Daher ist es immer ratsam, z.B. anhand des Pareto Prinzips vorher das gewünschte Ergebnis zu definieren und anschließend die einzelnen Aufgaben anhand der Wichtigkeit, bezogen auf das zu erreichende Ziel, zu priorisieren. So nutzt Du das Prinzip als praktisches Werkzeug – ohne es zum Dogma werden zu lassen.
